Online-Termine auch nach Feierabend.

Ein Terminplaner klingt erst einmal nach einem ziemlich nüchternen Thema. Kalender auf, Termin rein, fertig. In der Praxis hängt daran aber erstaunlich viel: Telefon, Rückfragen, Terminverschiebungen, Mitarbeiterplanung, freie Zeiten und manchmal auch die Frage, warum genau jetzt wieder jemand anruft, während man mitten in einer Behandlung steckt.

Genau hier wird ein Online-Terminplaner interessant. Nicht, weil er besonders spektakulär aussieht, sondern weil er einen Teil dieser Arbeit still im Hintergrund übernimmt.

Der Kunde denkt nicht in Öffnungszeiten

Viele Terminwünsche entstehen abends. Oder in der Mittagspause. Oder am Sonntag auf dem Sofa. Der Kunde sieht gerade sein Hautbild im Spiegel, denkt an die nächste Maniküre oder merkt plötzlich, dass vor dem Urlaub noch ein Termin fehlt.

Wenn in diesem Moment nur die Telefonnummer auf der Website steht, passiert häufig genau das: „Ich rufe morgen an.“ Und morgen ist der Gedanke vielleicht schon wieder weg.

Mit einer Online-Buchung kann aus diesem Gedanken direkt ein Termin werden.

Weniger Telefon bedeutet mehr Ruhe

Während einer Behandlung wirkt jeder Anruf wie eine kleine Unterbrechung. Am Empfang entstehen Wartesituationen, und wenn gerade niemand rangehen kann, beginnt später das Rückrufspiel.

Ein Teil dieser Kontakte lässt sich sehr einfach vermeiden, wenn der Kunde selbst freie Termine sehen und buchen kann.

Natürlich darf der Kunde nicht alles buchen

Online-Buchung funktioniert nur dann gut, wenn sie sauber mit dem Studiokalender verbunden ist. Es wäre wenig gewonnen, wenn Kunden Termine auswählen könnten, die anschließend telefonisch wieder korrigiert werden müssen.

Deshalb sollte der Terminplaner nur echte Verfügbarkeiten anbieten. Welche Mitarbeiter führen eine Behandlung durch? Wie lange dauert sie? Wann arbeitet der jeweilige Mitarbeiter? Gibt es bereits einen anderen Termin?

Der Kunde bekommt am Ende nur die Zeiten zu sehen, die tatsächlich passen.

Auch Mitarbeiter profitieren davon

Terminplanung ist nicht nur eine Frage der Kundenbuchung. Im Studio selbst muss ebenfalls schnell erkennbar sein, was ansteht.

Ein moderner Terminplaner schafft eine gemeinsame Sicht auf Mitarbeiter, Behandlungen und freie Zeiten. Gerade bei mehreren Mitarbeitern reduziert das Rückfragen wie:

„Hat Lisa morgen Nachmittag noch etwas frei?“
„Wer kann diese Behandlung übernehmen?“
„Wie lange brauchen wir dafür?“

Die Antwort sollte im Kalender stehen und nicht davon abhängen, wer gerade den besten Überblick im Kopf hat.

Terminerinnerungen sind kein Luxus

Jeder vergessene Termin hinterlässt eine Lücke, die sich kurzfristig nur schwer füllen lässt. Eine automatische Erinnerung kann solche Fälle nicht vollständig verhindern, aber sie reduziert die Wahrscheinlichkeit deutlich.

Und auch für den Kunden ist sie praktisch. Zwischen Buchung und Termin können mehrere Tage oder Wochen liegen. Eine Erinnerung nimmt ihm schlicht die Arbeit ab, selbst daran denken zu müssen.

Der Preis sollte nicht mit jedem Mitarbeiter wachsen

Ein Terminplaner wird umso wertvoller, je stärker er genutzt wird. Deshalb halten wir wenig davon, wenn zusätzliche Mitarbeiter oder mehr Buchungen automatisch zu immer höheren Kosten führen.

Der Beauty NX Online-Terminplaner kostet 39 Euro pro Monat. Dabei können beliebig viele Termine und beliebig viele Mitarbeiter verwaltet werden.

Das macht die Sache einfach kalkulierbar. Ein kleines Studio kann damit starten, und wenn das Team wächst, muss nicht gleich der Tarif neu gedacht werden.

Am Ende geht es um Zeit

Ein guter Terminplaner soll keine neue Aufgabe sein. Er soll Aufgaben verschwinden lassen.

Weniger Telefon. Weniger Rückrufe. Weniger Nachfragen nach freien Zeiten. Weniger Abstimmung. Dafür mehr Überblick und für den Kunden eine unkomplizierte Möglichkeit, genau dann zu buchen, wenn er gerade daran denkt.

Das ist vielleicht nicht die spektakulärste Form der Digitalisierung. Aber wahrscheinlich eine derjenigen, die man im Studioalltag am schnellsten merkt.